MANAJEMEN KAPASITAS (CAPACITY MANAGEMENT)

PENDAHULUAN DAN CAKUPAN

Proses kapasitas manajemen bertanggung jawab untuk semua kegiatan yang berkaitan dengan penyediaan kapasitas yang memadai dan biaya yang efektif. Ruang lingkup ini juga mencakup manajemen kinerja.

Kapasitas dan kinerja terkait erat karena meskipun tingkat layanan biasanya dinyatakan dalam hal kinerja (mis waktu respon, throughput tingkat dll), ketika sumber daya tidak memeunuhi kapasitas, memikul kinerja.

Contoh : Sebuah analogi yang baik adalah kemampuan supermarket untuk melayani pelanggan dalam waktu yang wajar. Dalam rangka untuk memungkinkan pembeli untuk mengecek tanpa harus mengantri untuk waktu yang lama, ada kebutuhan terus-menerus untuk menyeimbangkan jumlah staf untuk mengecek dengan jumlah pembeli.

Proses kapasitas manajemen sebagian besar adalah yang proaktif karena didorong oleh kebutuhan bisnis masa depan. Oleh karena itu sebelumnya kapasitas dan kinerja yang dipertimbangkan dalam siklus hidup layanan, semakin besar tingkat kepercayaan bahwa layanan akan dapat memenuhi tingkat layanan yang diperlukan ketika dialihkan ke dalam operasi.

Tantangan utama bagi manajemen kapasitas untuk memprediksi kebutuhan sumber daya adalah untuk dapat memberikan kapasitas yang cukup untuk memenuhi tingkat layanan secara berkelanjutan.

Contoh : Dalam analogi supermarket, ini berarti memperkirakan jumlah pembeli lebih dari sehari dan mungkin berapa banyak item mereka akan membeli dan kemudian penjadwalan staf yang bekerja jam dan istirahat untuk meminimalkan antrian.

Dalam hal IT, ini berarti mengumpulkan informasi tentang rencana bisnis, menilai dampak pada layanan dan sumber daya yang mendukung dan kemudian membeli atau memperbarui sumber daya (atau menjual atau merendahkan sumber jika permintaan jatuh) pada waktunya untuk menghindari baik kapasitas yang tidak memadai dan tingkat layanan yang terlewatkan atau kelebihan kapasitas dan biaya yang tidak perlu. Untuk alasan ini, proses manajemen kapasitas kadang-kadang lebih dikenang diringkas sebagai 'Memiliki kapasitas TI yang tepat di tempat yang tepat pada waktu yang tepat dan dengan biaya yang tepat. "

Tanpa perencanaan ke depan, mencapai keseimbangan ini tidak mungkin karena mengurangi kapasitas membutuhkan waktu. Dibutuhkan waktu untuk mendapatkan persetujuan untuk membeli, secara fisik memperoleh kapasitas dan kemudian menginstal dan mengkonfigurasinya. Sementara itu, kinerja menurun dan bisnis dipengaruhi. Rata-rata, tanpa perencanaan ke depan, kekurangan kapasitas mungkin perlu ditangani segera. Dalam situasi seperti itu, ada potensi untuk pembelian yang tergesa-gesa. Hal ini tidak seperti pembelian mendesak dibuat dengan cara yang paling hemat biaya.

MAKSUD DAN TUJUAN

Dalam istilah sederhana, tujuan dari proses manajemen kapasitas adalah untuk memastikan bahwa ada sumber daya TI yang cukup untuk memenuhi kebutuhan saat ini dan masa depan bisnis. Dibawah ini adalah dua bagian tindakan penyeimbangan:

• Pasokan dibandingkan permintaan: sumber yang memadai harus tersedia untuk memenuhi permintaan bisnis dan mempertahankan tingkat pelayanan. Ini dapat dibantu dengan mempengaruhi permintaan (melalui proses manajemen permintaan) untuk membuat penggunaan paling efektif dari sumber daya dan oleh tuning dan mengoptimalkan sumber daya saat ini.

• Biaya dibandingkan sumber: Menghabiskan sumber daya harus dibenarkan oleh kebutuhan bisnis dan sumber daya harus digunakan secara efisien. Ini dapat dibantu dengan mempertimbangkan manfaat biaya teknologi yang lebih baru.

Tujuan dari proses ini adalah untuk memberikan titik fokus dan tanggung jawab manajemen untuk semua kapasitas dan kegiatan yang berhubungan dengan kinerja sehubungan sumber daya dan jasa.

Tujuan utama dari proses ini adalah sebagai berikut:

• Menghasilkan dan mempertahankan rencana kapasitas, menilai dampak dari perubahan pada rencana dan kinerja layanan dan sumber daya.

• Berkontribusi untuk memenuhi tingkat layanan dengan mengelola kapasitas dan kinerja layanan serta sumber daya.

• Memberikan nasihat dan bimbingan pada semua kapasitas dan kegiatan yang berhubungan dengan kinerja, membantu dengan diagnosis dan resolusi insiden terkait dengan masalah dan mengusulkan perbaikan kinerja proaktif di mana ini adalah biaya yang dibenarkan.

KAPASITAS RENCANA

Rencana kapasitas adalah kunci output utama dari proses karena proyek dan biaya dampak dari rencana bisnis baru dan mengubah pada lingkungan TI saat ini.

Ini memberikan manajemen TI dengan perkiraan handal untuk mendukung keputusan yang diperlukan untuk menjaga stabilitas layanan dan mencapai saldo yang dijelaskan dalam Pengantar Bab ini. Rencana ini biasanya diproduksi setiap tahun dan disinkronisasi untuk IT perencanaan keuangan. Pembaruan mungkin diproduksi secara rutin sekali atau dua kali setahun atau dalam menanggapi perubahan yang tak terduga dan persyaratan baru.

Akurasi rencana bergantung pada tingkat pemahaman pemanfaatan dan kapasitas komponen pendukung layanan dan kemampuan untuk memprediksi dampaknya terhadap kinerja pelayanan ketika permintaan mereka berubah. Hal ini pada gilirannya tergantung pada informasi konfigurasi yang akurat dan kemampuan untuk model interaksi antara komponen dan beban kerja.

Beberapa organisasi mendasarkan rencana mereka pada ekstrapolasi sederhana dari penggunaan saat ini dengan sedikit atau tidak ada referensi untuk kegiatan usaha atau rencana. Namun, ini telah disamakan dengan kemudi mobil dengan melihat keluar dari jendela belakang. Apa yang telah terjadi di masa lalu belum tentu panduan yang berguna untuk apa yang mungkin terjadi di masa depan.

TIGA SUB-PROSES MANAJEMEN KAPASITAS

manajemen kapasitas memiliki tiga sub-proses untuk mencerminkan kegiatan yang berbeda yang diperlukan untuk mempersiapkan rencana kapasitas. Masing-masing membutuhkan keahlian yang berbeda yang pada organisasi yang lebih besar mungkin dilakukan oleh orang yang berbeda. Gambar dibawah menunjukkan bagaimana sub-proses cocok bersama dan kontribusi mereka terhadap proses manajemen kapasitas.

- Kapasitas manajemen bisnis

Kapasitas manajemen bisnis sub-proses menganalisa pola aktivitas bisnis (PBAs) berasal dari manajemen permintaan. PBAs ini menunjukkan kedua volume pekerjaan dan bagaimana buku ini berfluktuasi dari waktu ke waktu. kapasitas manajemen bisnis maka mengumpulkan informasi tentang kegiatan bisnis baru seperti meluncurkan produk baru, relokasi departemen atau membuka fasilitas baru. Ini dapat diberikan langsung dari manajer bisnis kepada tim manajemen kapasitas atau mungkin berasal dari opsi layanan diproduksi untuk portofolio layanan. Melapiskan perkiraan kegiatan baru di atas pola penggunaan saat membantu sub-proses untuk menyediakan manajemen kapasitas layanan dengan proyeksi akurat dari perubahan kegiatan usaha dari waktu ke waktu.

- Manajemen kapasitas layanan

manajemen kapasitas layanan berusaha untuk mengkorelasikan aktivitas bisnis dan penggunaan layanan. Misalnya, penggunaan call center untuk hubungan pelanggan manajemen (CRM) layanan mungkin tergantung pada jumlah pelanggan, seberapa sering mereka sebut dan informasi apa yang mereka butuhkan. Hubungan antara faktor-faktor ini dan penggunaan layanan CRM dapat dipetakan atau dimodelkan sehingga dampak dari perubahan kegiatan usaha dapat diprediksi dalam hal kinerja layanan (misalnya respon transaksi kali) dari waktu ke waktu.

- Manajemen kapasitas komponen

Ketika manajemen kapasitas layanan mengidentifikasi bahwa tingkat layanan akan jatuh di bawah target, manajemen kapasitas Komponen adalah sub-proses yang bertanggung jawab untuk mengidentifikasi perubahan yang diperlukan infrastruktur teknis untuk mempertahankan tingkat pelayanan. Untuk sepenuhnya efektif, informasi konfigurasi yang diperlukan untuk memahami komponen (item konfigurasi) dukungan yang layanan. Pemanfaatan komponen ini harus terus dimonitor terhadap kapasitas mereka dan, idealnya, peringatan dihasilkan ketika ambang tercapai yang dapat menyebabkan tingkat layanan untuk dilewatkan.

HUBUNGAN DENGAN PROSES MANAJEMEN LAYANAN LAINNYA

manajemen kapasitas memiliki hubungan dekat dengan banyak proses lainnya. Hal ini dirinci di bawah ini.

- Manajemen keuangan

kapasitas manajemen memberikan kontribusi untuk manajemen keuangan terutama melalui rencana kapasitas. Rencana kapasitas menjelaskan dan finansial mengkuantifikasi sumber daya yang diperlukan untuk memberikan tingkat komitmen pelayanan. Di mana ada kebutuhan untuk memperoleh sumber daya baru, manajemen kapasitas memprediksi berapa banyak sumber daya tambahan akan diperlukan dan berapa titik waktu. Hal ini memungkinkan manajemen keuangan untuk anggaran untuk biaya sumber daya baru. Selama tahun anggaran, sumber daya baru yang diperlukan, manajemen kapasitas akan berperan dalam memberikan pembenaran untuk pembelian aktual dalam hal ukuran, waktu dan biaya.

- Manajemen tingkat layanan

Umpan balik yang manajer kapasitas menerima dari perwakilan bisnis sehubungan rencana bisnis mereka dan prakiraan perlu dipertimbangkan dengan persyaratan tingkat layanan yang dikumpulkan oleh manajer tingkat layanan. manajemen kapasitas karena itu harus mempertimbangkan persyaratan tingkat layanan ketika peramalan sumber daya yang dibutuhkan untuk mendukung layanan baru dan berkembang. hubungan bekerja dua arah, namun. Ketika manajer tingkat layanan membahas persyaratan tingkat layanan dengan bisnis, kebutuhan kapasitas dan kinerja yang dihitung biayanya oleh manajemen kapasitas sehingga bisnis dapat membuat keputusan mengenai keseimbangan antara kinerja dan biaya. Ini adalah mekanisme kontrol yang mencegah bisnis dari meminta atau menuntut semakin meningkat tingkat kinerja dari sistem TI.

- Pengelolaan permintaan

Permintaan manajemen bekerja sama dengan dan mendukung kapasitas manajemen dalam beberapa cara:

• Dengan membantu untuk memahami pola aktivitas bisnis dan profil pengguna, manajemen permintaan membantu manajemen kapasitas yang lebih akurat memprediksi dan merencanakan konsumsi sumber daya bagi pengguna baru.

• Dengan menemukan cara untuk kelancaran keluar beban puncak, manajemen permintaan membantu manajemen kapasitas membuat penggunaan paling efektif dari sumber daya yang ada dan membantu untuk menunda pembelian sumber daya baru.

• Selama masa beban puncak, manajemen permintaan dapat secara dinamis throttle penggunaan untuk mempertahankan tingkat layanan, misalnya dengan membatasi jumlah pengguna secara bersamaan dari sebuah sistem online untuk melindungi waktu respon.

- IT manajemen kontinuitas layanan

kapasitas manajemen memberikan kontribusi untuk proses manajemen kontinuitas layanan dengan berbagi rencana dan pemodelan keluaran untuk membantu memastikan bahwa fasilitas alternatif yang disediakan oleh manajemen kelangsungan pelayanan tetap sejalan dengan lingkungan hidup dan dapat terus memberikan kontingensi dalam hal yang dipanggil.

- Mengubah dan melepaskan manajemen

Pengenalan sumber daya baru untuk mempertahankan tingkat yang tepat dari kapasitas dan kinerja dikelola melalui kedua manajemen perubahan dan melepaskan dan manajemen penyebaran. Proses ini mengelola dampak dari perubahan pada CI lainnya. Demikian juga, manajemen kapasitas mendukung manajemen perubahan dengan melihat kapasitas dan kinerja implikasi dari perubahan yang direncanakan dan memastikan kapasitas yang memadai ada untuk mengakomodasi penyebaran berikutnya dari rilis yang sesuai.

- Layanan aset dan manajemen konfigurasi

Layanan aset dan manajemen konfigurasi memberikan informasi mengenai status CI, spesifikasi dan hubungan yang jelas penting untuk kegiatan manajemen kapasitas seperti pemodelan, perencanaan dan peramalan.

- Manajemen Ketersediaan

manajemen kapasitas mendukung manajemen ketersediaan karena kekurangan kapasitas sumber daya atau layanan dapat berdampak ketersediaan.

- Masalah manajemen

manajemen kapasitas jelas mendukung insiden dan manajemen masalah di mana isu-isu yang kapasitas terkait.

- Metrik

Metrik berikut dapat digunakan untuk mengkonfirmasi efektivitas proses dalam memberikan tingkat yang tepat dari sumber:

• Jumlah SLA pelanggaran (atau kehilangan waktu pengguna) yang disebabkan melalui kapasitas yang tidak memadai (misalnya kinerja di bawah target karena kurangnya kapasitas).

• Jumlah insiden akibat kurangnya kapasitas atau kinerja yang buruk.

Metrik berikut dapat digunakan sehubungan dengan benar memenuhi peran perencanaan:

• Jumlah pembelian yang tidak direncanakan diperlukan untuk menyediakan kapasitas atau kinerja yang memadai.

• Persentase akurasi aktual vs yang direncanakan pembelanjaan seperti yang diberikan dalam rencana kapasitas.

• Persentase over kapasitas (oleh sumber daya jenis atau CI).

• Jumlah layanan baru atau diubah dilaksanakan tanpa kapasitas atau masalah terkait kinerja.

• Permintaan bisnis yang sebenarnya sebagai persentase dari perkiraan permintaan.

Metrik berikut dapat digunakan dalam hal kinerja pemantauan:

• Persentase CI dipantau untuk kinerja.

PERAN

Manajer kapasitas bertanggung jawab untuk proses tersebut. Namun, ruang lingkup yang luas dan karena itu dapat dibagi antara dua atau lebih analis kapasitas, di mana satu bertanggung jawab untuk menjaga dialog dengan perwakilan bisnis dan manajer tingkat layanan untuk mengidentifikasi kebutuhan bisnis baru yang berubah, dan lainnya adalah kemungkinan untuk memenuhi lebih peran teknis menganalisis arus beban dan diperkirakan pada tingkat kinerja (misalnya melalui teknik pemodelan).